Att arbeta under en pandemi

2020.10.09 Jobb utomhus på Gamla Brottkärrsvägen, HSB. Foto© Kristin Lidell. Fotografens namn ska anges vid publicering. 

Arbeta hemma om du kan! Så löd Folkhälsomyndighetens uppmaning den 16 mars. Dagen därpå stängde HSB Göteborg sina kontor, vilket har inneburit distansarbete för alla tjänstemän och tydliga direktiv för medarbetare inom den tekniska förvaltningen.

Den 11 mars deklarerade WHO att covid-19 är en pandemi. Därefter gick utvecklingen snabbt runt om i världen, vilket även påverkade oss här i Sverige. Folkhälsomyndigheten, Socialstyrelsen och MSB (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap) hade dagliga pressträffar och vid mötet den 16 mars kom en tydlig uppmaning – arbeta hemma om det är möjligt. 

Jobba hemifrån
HSB Göteborg var förberedda på detta och redan dagen därpå, den 17 mars, stängde vi våra kontor. Alla tjänstemän uppmanades att fortsättningsvis arbeta hemifrån, samtidigt som medarbetare inom teknisk förvaltning fick tydliga riktlinjer hur deras arbete skulle bedrivas ute i verksamheten.

– Att arbeta hemma kan upplevas positivt av vissa, medan andra kan ha svårare att hantera arbetssituationen. Vartefter distansarbetet har förlängts, så har vi gått in med allt fler åtgärder som ska underlätta för alla, inte minst ur arbetsmiljösynpunkt. Det är viktigt att det fungerar såväl fysiskt, som mentalt, säger Emma Hård, HR-chef på HSB Göteborg.

Den ergonomiska aspekten har stor betydelse vid hemarbete och företaget tittade kontinuerligt över vad som kunde göras för att underlätta. Företaget har bland annat erbjudit medarbetare att låna kontorsstolar, skärmar och tangentbord.

– Men vi följde även den psykosociala situationen. Vissa kan känna sig stressade och isolerade, andra kanske tycker att det är svårt att få arbetsro med småbarn hemma. För att mäta välmåendet och fånga upp förändringar har vi genomfört veckovisa avstämningar – i enkätverktyget Winningtemp – där medarbetaren går in och besvarar frågor anonymt om sin dagsform. Om något signalerade att det gick åt fel håll, uppmanade vi medarbetaren att träda fram så att åtgärder kunde sättas in som hjälp. Men glädjande nog har resultaten generellt varit väldigt positiva – allt från delaktighet till teamkänsla, berättar Emma Hård.

Ny serviceorganisation
En ny organisation för kund- och medlemsservice trädde i kraft under hösten, vilket har inneburit speciella förutsättningar för en grupp medarbetare som har till uppgift att öka servicegraden och tillgängligheten gentemot våra kunder. För att komma in i sina nya roller har de varit på plats på kontoret under en begränsad del av hösten innan restriktionerna skärptes ytterligare.

– De utgjorde ett undantag, men vi säkrade miljön minutiöst. Vi har skapat enkelriktade gångar, arbetsytor med stora avstånd och hygienkraven var väldigt höga. Dessutom fick de fri parkering i vårt garage, för att minimera kollektivt resande, säger Emma Hård.

Medarbetare ute i verksamheten
En kategori medarbetare som måste vara på plats är de inom den tekniska förvaltningen – våra cirka 170 fastighetsskötare, servicetekniker, trädgårdsgruppen och lokalvårdare. Här har företaget erbjudit generösa flexregler, vilket gör det möjligt att undvika rusningstrafik och att hitta lämpliga lunchtider. Dessutom har alla fått en HSB-termos, för att kunna ta sitt kaffe utomhus när vädret tillåter.

– Om man befinner sig ute i verksamheten så är det svårt att undvika kontakt med andra. Men vi har stängt de flesta fastighetskontor för besök och vi uppmanade alla att följa rutinerna vid felanmälan. Här ska man alltid ställa kontrollfrågor innan man besöker en lägenhet och hålla distans. Under våren, när coronapandemin tog fart, gjorde vi nästan inga hembesök. Under sommaren märkte vi en förändring. Felanmälningarna började komma in igen och det har fortsatt under hösten. Vi har även kämpat för att få fram skyddsutrustning, vilket inte har varit helt enkelt under dessa tider, berättar Mats Arnkil, teknisk chef på HSB Göteborg.

Verksamheten inom den tekniska förvaltningen har trots pandemin löpt på nästan som vanligt, med några få undantag. De obligatoriska OVK-kontrollerna i lägenheterna har legat nere delar av året medan lokalvårdarna har haft mer att göra, eftersom kunder beställt extra städ av bland annat entréer och hissar. Även trädgårdsgruppen har haft bråda dagar. När människor tillbringat alltmer tid hemma ökade intresset att se om sitt boende. Under 2020 har det totalt sett kommit fler beställningar än vanligt när det gäller allt från brandgator och markarbeten till planteringar och uteplatser.

– Vi har lärt oss mycket av det här, som vi bär med oss framöver – vikten av information, sättet att arbeta och att ta tillvara de resurser som vi har inom företaget. Vi vill gärna träffa kunden på plats och titta på fastigheten, men vi såg också hur vi kunde effektivisera genom att skapa mötestider digitalt. På det stora hela har året fungerat väldigt bra. Våra medarbetare gjorde en fantastisk insats, de arbetade på med normal sjukfrånvaro och vi hade en uppskattad kunddialog med ömsesidig förståelse, säger Mats Arnkil.

Värdefull samverkan
Under den här svåra tiden har HSB haft ett nära samarbete med HSB Riksförbund, HSB Stockholm och HSB Malmö. Tillsammans har vi satt tydliga riktlinjer och delat värdefull kunskap, inte minst inom vår gemensamma digitaliseringsresa. Under hösten genomfördes till exempel webinaren ”Att leda på distans” och ”Att arbeta på distans”.

Inom företaget har det skapats ett flertal grupper som ansvarar för att hantera situationen utifrån olika aspekter. En av dem har tittat på hur arbetslivet förändrats och hur det kan se ut efter pandemin.

– Vi har ett aktivitetsbaserat kontor med bred samverkan och vi har alltid utgått från att våra medarbetare ska vara på plats, konstaterar Emma Hård. Men vi har insett att arbetslivet kommer att se annorlunda ut. Pandemin har fått oss att tänka och agera annorlunda, vilket inte behöver vara negativt. Det finns flera positiva konsekvenser som vi kan ta lärdom av – ett arbete som pågått för fullt i den här gruppen för att se hur vi kan dra nytta av det.